Saiba como fazer o fluxo de caixa da sua empresa.
É um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar você empresário a tomar decisões sobre a situação financeira da sua empresa.O gestor deve enxergar o contador como aliado para seus negócios, mas por outro lado o profissional contábil deve conhecer os recursos da ferramenta contábil e garantir informações precisas para que o gestor possa tomar as decisões mais acertadas, garantindo dessa forma vantagens competitivas. Portanto o Fluxo de caixa é um instrumento gerencial que controla e informa todas as movimentações financeiras (entradas e saídas de valores) de um dado período, pode ser diário, semanal, mensal, etc., é composto dos dados obtidos dos controles de contas a pagar, contas a receber, de vendas, de despesas, de saldos de aplicações, e de todos os demais elementos que representem as movimentações de recursos financeiros da empresa.
A sua grande utilidade, é possibilitar a identificação das sobras e faltas no caixa, permitindo à empresa planejar melhor suas ações futuras ou acompanhar o seu desempenho.
Em uma empresa, o recomendável é que o período de acompanhamento seja diário, entretanto, dependendo da movimentação financeira poderá utilizar períodos mais longos – semanal, quinzenal e até mensal. Em períodos menores o acompanhamento é mais eficiente, possibilitando o ajuste das finanças em caso de contingências, por outro lado requer maior esforço no acompanhamento.
De uma forma ou de outra, um controle de fluxo de caixa bem feito é uma grande ferramenta para lidar com situações de alto custo de crédito, taxas de juros elevadas, redução do faturamento e outros fantasmas que rondam os empreendimentos.
Vantagens
A manutenção do controle do fluxo de caixa na empresa, apresenta as seguintes vantagens:
- Planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num período de tempo determinado.
- Avaliar se as vendas presentes serão suficientes para cobrir os desembolsos futuros já identificados.
- Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa.
- Verificar se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira no período avaliado.
- Verificar a necessidade de realizar promoções e liquidações, reduzir ou aumentar preços.
- Verificar se os recursos financeiros próprios são suficientes para tocar o negócio em determinado período ou se há necessidade de recursos com terceiros.
- Avaliar se o recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período.
- Verificar a necessidade de realizar promoções e liquidações, reduzir ou aumentar preços objetivando o ingresso de recursos na empresa.
- Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos
- Antecipar as decisões sobre como lidar com sobras ou faltas de caixa.
A implementação do relatório do fluxo é uma tarefa sem grandes complexidades, entretanto, cabe lembrar que a manutenção de um fluxo de caixa requer que os dados sejam confiáveis e constantemente atualizados, pois, somente assim terá utilidade. Desta forma, é importante manter um bom controle de contas a receber, contas a pagar, caixa, saldo de aplicações financeiras, faturamento, vendas a vista e a prazo, enfim um controle efetivo das finanças da empresa.
Agora que já conhecemos o que é um fluxo de caixa, vamos ver seu funcionamento na prática, para tanto vamos utilizar a planilha abaixo. Na primeira coluna apresentamos os itens que representam as entradas e as saídas de recursos da empresa, nas colunas seguintes apresentamos a movimentação efetuada em cinco dias, notem que existem duas colunas para cada dia, uma para os valores previstos e outra para os realizados, a segunda coluna referente aos valores realizados do dia somente será concluída no final de cada dia transcorrido.
Na prática
Agora que já conhecemos o que é um fluxo de caixa, vamos ver seu funcionamento na prática, para tanto vamos utilizar a planilha abaixo (Demonstração do Fluxo de Caixa) . Na primeira coluna apresentamos os itens que representam as entradas e as saídas de recursos da empresa, nas colunas seguintes apresentamos a movimentação efetuada em cinco dias, notem que existem duas colunas para cada dia, uma para os valores previstos e outra para os realizados, a segunda coluna referente aos valores realizados do dia somente será concluída no final de cada dia transcorrido.
| ENTRADA | DIA 01 | DIA 02 | DIA 03 | DIA04 | DIA 05 | |||||
| Previsto | Realizado | Previsto | Realizado | Previsto | Realizado | Previsto | Realizado | Previsto | Realizado | |
| Vendas a Vista | 1.800 | 1.700 | 1.850 | 1.600 | 1.900 | 1.800 | 1.950 | 1.700 | 3.850 | 3.700 |
| Duplicatas | 510 | 480 | 600 | 330 | 530 | 250 | 680 | 560 | 700 | 580 |
| Cheques Pré-Data. | 400 | 250 | 450 | 300 | 500 | 380 | 550 | 350 | 600 | 400 |
| Total das Entradas (A) | 2.710,00 | 2.430,00 | 2.900,00 | 2.230,00 | 2.930,00 | 2.430,00 | 2.180,00 | 2.610,00 | 5.150,00 | 5.680,00 |
| Saídas | ||||||||||
| Fornecedores | 300 | 300 | ||||||||
| Energia | 600 | 700 | ||||||||
| Telefone | 300 | 300 | ||||||||
| Salários | 5.000 | 5.000 | ||||||||
| Previdência Social | 3.000 | 3.000 | ||||||||
| FGTS | 400 | 400 | ||||||||
| SIMPLES | 1.200 | |||||||||
| Pró-Labore | 1.200,00 | 1.200,00 | ||||||||
| Fretes | 300 | 300 | ||||||||
| Combustível | 200 | |||||||||
| Manut. Veículos | 600 | 600 | ||||||||
| Material Limpeza | 400 | 400 | ||||||||
| Despesas c/ viagens | 200 | 200 | ||||||||
| Pgto. Empréstimo | 6.000 | 4.000 | ||||||||
| Contador | 724 | 724 | ||||||||
| Lanches/refeição | 150 | |||||||||
| Outros | 600 | 600 | ||||||||
| Total das Saídas (B) | 1.700 | 500 | 900 | 1.250 | 900 | 900 | 300 | 500 | 16.924 | 14.324 |
| Saldo do Dia (A-B) | 1.010 | 1.930 | 2.000 | 980 | 2.030 | 1.530 | 1.880 | 2.110 | -11.774 | -8.644 |
| Saldo do Dia Anterior | 200 | 200 | 300 | 300 | 400 | 400 | 600 | 600 | 12.030 | 7.820 |
| Saldo Atual | 1.210 | 1.930 | 2.300 | 1.280 | 2.430 | 1.930 | 2.480 | 2.710 | 256 | -824 |
Análises
Como pode ser observado não existe nada de complexo na planilha acima, embora a obtenção dos dados possa ser uma tarefa trabalhosa, pois exige outros controles adicionais. Agora que já temos um fluxo de caixa pronto podemos fazer algumas análises sobre a movimentação financeira acima apresentada. Assim, identificamos algumas situações que merecem atenção:
- a) os valores previstos para vendas a vista não foram realizados uniformemente, isto é,em alguns casos as vendas a vista foram em valor menor do que o previsto;
- b) os valores previstos para recebimento de duplicatas, foram recebidos foram inferior ao previstos;
- c) no dia 4 houve um desembolso não previsto para despesas com combustível no valor de R$ 200,00;
- d) o pró-labore de R$ 1.200,00 previsto foi pago no próprio dia 5, a empresa poderia ter efetuado esse pagamento em outro dia ou até mesmo por um valor menor, haja visto que nos mesmo dias seguintes estava previsto uma saída expressiva de recursos para pagamento de fornecedores, empréstimos, folha de pagamento e impostos, em seguida a falta de recursos culminando com o não pagamento dos empréstimo a menor no dia 5, penalizando a empresa pois o pagamento fora do prazo está sujeito a multa e juros;
A falta de recursos implica na revisão das estratégias da empresa, devendo entre outros observar os seguintes aspectos: renegociar com fornecedores o pagamento das obrigações; revisar o sistema de cobrança; fazer uma promoção da mercadorias; trabalhar com estoques mínimos; reduzir os prazos nas vendas a prazo; programar melhor as compras; vender bens e equipamentos ociosos.
No caso haver sobra de recursos a empresa poderá aplicá-lo de forma planejada em: estoques; mercado financeiro; antecipar o pagamento de obrigações mediante desconto financeiro; ativo imobilizado, entre outros. È importante ressaltar que a sobra de caixa pode momentânea, ocorrendo por alguns dias e logo em seguida essa sobra ser utilizado para quitar os compromissos, assim, é fundamental fazer uma análise da situação da empresa no curto, médio e longo prazo, para que ela não seja descapitalizada e passe a depender de recursos de terceiros.
As informações apresentadas no fluxo de caixa revelam a diferença entre previsto e realizado, com essas informações você possui melhores condições para administrar a empresa, sem um controle financeiro eficiente é mais difícil atingir os resultados planejados.
Lembre-se que implementar e sobretudo manter um fluxo de caixa eficiente exige disciplina, inclusive com a manutenção de outros controles financeiros, como contas a receber, contas a pagar, estoques etc., é melhor saber com antecedência e precisão sobre a situação financeira da empresa, do que ser apanhado de surpresa com uma situação desfavorável.
Fonte: Sebrae Amapá – 13/08/2019
Por Sandra Tocantins – Analista do Sebrae no Amapá
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